Administración del tiempo. Cómo ser eficiente y eficaz a la vez

Administración del tiempo. ¡Vaya reto! En el artículo de hoy tengo la intención de darte algunas pautas realmente útiles para que administres con éxito tu tiempo, para que seas tú el verdadero dueño de tu tiempo.

¿Preparado para aprender a administrar tu tiempo? ¿Listo para adquirir estrategias que mejoren tu vida transformando tu tiempo? Si es así, te invito a que me acompañes en la lectura de este artículo. Agárrate fuerte, porque zarpamos…

Imagen extraída de Shutterstock

Las cuatro generaciones de la administración del tiempo según Stephen R. Covey.

Este artículo parte de la lectura de un libro extraordinario. Concretamente se trata del bestseller Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen R. Covey. Un libro que no me canso de releer y que tanto me ha ayudado no sólo en lo profesional, sino también en lo personal.

Pues bien, Covey habla en su libro de las cuatro generaciones del tiempo o, lo que es lo mismo, los cuatro estadios de administración personal del tiempo. Estos son:

1. La administración por notas y listas de tareas: las tareas se hacen conscientes y tienes como objeto no olvidarlas.

2. La administración por agenda: programación de actividades y acontecimientos del futuro.

3. La administración del tiempo: establecimiento de metas, objetivos a corto, medio o largo plazo.

4. Administración de uno mismo: en lugar de centrarse en las cosas y el tiempo, las expectativas se centran en preservar y realzar las relaciones y resultados.

¿Cómo administran las personas su tiempo?

En su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva Covey proyecta lo que denomina la Matriz de la administración del tiempo. Es esta:

Matriz de la administración del tiempo de S. R. Covey

Para Covey, las personas administran a lo largo de su vida personal y profesional su tiempo entre estos cuatro bloques de prioridades. Fíjate que los dos factores más determinantes son los que hacen referencia a lo urgente e importante. Lo urgente sería aquella actividad que necesita una acción inmediata, un ¡ahora!, un ¡ya!, mientras que lo importante tiene más que ver con los resultados.

Cuadrante I. Urgente e importante.

Este cuadrante está íntimamente ligado con los resultados que precisan de una acción inmediata. Este tipo de actividades han venido a denominarse crisis o problemas. ¿Y cuáles son los resultados de experimentar actividades del cuadrante I?

• Estrés

• Agotamiento

Hay personas que viven o administran permanentemente su tiempo en este primer cuadrante. ¿Y cuál es el precio que pagan por ello? Que acaba por ser el tiempo el que donima sus vidas. Son tantos y tan importantes y urgentes sus problemas que acaban por renunciar a los cuadrantes II y III, y su única vía de escape y en una proporción de tiempo muy pequeña es la del cuadrante IV.

Cuadrante III. Urgente y no importante.

Hay otras personas que dedican o administran buena parte de su tiempo en el cuadrante III, es decir, en aquellas actividades consideradas urgentes, pero no importantes. Pero lo más curioso es que estas personas que viven permanentemente en el cuadrante III, creen estar en el cuadrante I. Por tanto, las personas que administran su tiempo a los cuadrantes III y VI acaban por llevar vidas irresponsables.

¿En qué cuadrante se sitúan las personas efectivas?

Las personas efectivas evitan a toda costa administrar su tiempo en los cuadrantes III y IV porque, urgentes o no, no son importantes. También se esfuerzan por pasar el menor tiempo posible en el cuadrante I. ¿Qué cuadrante les queda entonces a las personas efectivas? El cuadrante II.

Cuadrante II. No urgente e importante.

Covey llama a este cuadrante el corazón de la administración personal efectiva. Son personas que administran su tiempo en base a:

• Construcción de relaciones personales.

• Búsqueda de nuevas oportunidades.

• Planificación responsable del futuro a medio o largo plazo.

• Realización de actividades de crecimiento personal.

Si te fijas en estos ejemplos, coincidirás conmigo en que se trata de actuaciones que sabemos que hay que hacer pero que, como no son urgentes, acabamos en demasiadas ocasiones por eludirlas.

Por tanto, si quieres ser efectivo, no te orientes hacia los problemas, sino hacia las oportunidades. Puedes empezar haciéndote la siguiente pregunta:

¿qué puedes hacer en tu vida personal y profesional para que, haciéndolo regularmente, represente un cambio tremendamente positivo para tu vida?

Administración del tiempo. ¿Cómo puedo instalarme en el cuadrante II?

Como no puedes eludir lo urgente e importante (cuadrante I), deberás reducir tu tiempo en los cuadrantes III y IV. Y, para quedarte definitivamente en el cuadrante II, deberás adoptar una actitud proactiva, es decir, asumir la toma de decisiones y aprender a decir que no. Sobre estos dos aspectos te recomiendo la lectura de los siguiente artículos:

• Cómo tomar decisiones en cinco pasos.

• 10 Consejos para aprender a decir que no sin sentirte culpable.

No quiero pasar de largo una brillante reflexión de Covey que complementa lo que acabo de escribir:

El modo en que uno pasa el tiempo es la consecuencia del modo en que uno ve su propio tiempo y sus prioridades.

Covey es consciente de lo difícil que resulta recununciar a los cuadrantes III y IV, pero precisamente en esa renuncia radica la transformación eficaz de tu tiempo y de esa autoconciencia es de donde uno saca la fuerza para aprender a decir que NO.

Administración del tiempo vs. administración de uno mismo.

La administración del tiempo, según Covey, tiene una visión limitada. Y es limitada porque parte del concepto «planificación diaria» se centra en lo urgente y no cuestiona su importancia. Por el contrario, la administración de uno mismo busca organizar la vida desde la efectividad y a partir de unos principios sólidos.

Administración del tiempo. ¿Qué caracteriza a una persona del cuadrante II?

• Coherencia. Se encarga de encontrar el equilibrio entre la misión y la visión, entre la prioridad y el plan.

• Equilibrio. Se encarga de no descuidar áreas de la vida tan importantes como la salud o la familia.

• Dimensión humana. De nada sirve administrarse eficazmente el tiempo, si no se tiene en cuenta a las personas. Por tanto, hay que ser efectivo en la administración del tiempo y en el trato con las personas.

• Flexibilidad. Las herramientas que uses para planificar de manera efectiva tu tiempo deben servirte a ti, y no al revés.

Cómo iniciarse en la administración del cuadrante II.

• Identificación de roles. La primera y más importante tarea es la de definir cuáles son los roles clave.

• Selección de metas. Se trata de pensar en dos o tres resultados importantes que uno cree que debe lograr en cada rol.

• Programación temporal. Se fijan las metas y se programa un tiempo concreto para alcanzarlas. Covey recomienda que el mejor día de la semana para llevar a cabo la programación temporal es el domingo.

• Adaptación diaria. Priorizar actividades y responder ante acontecimientos, relaciones y experiencias imprevistos.

Los 5 beneficios que aporta la administración de uno mismo.

Partiendo de la idea de que la primera persona que hay que considerar en términos de efectividad y no de eficiencia es uno mismo:

1.  Se centra en principios. Considera el tiempo en el contexto de lo que es realmente importante y efectivo.

2. Se centra en la conciencia moral. Organiza la vida en función de los valores más hondos.

3. Define una misión a largo plazo.

4. Equilibra la identificación de roles con el establecimiento de metas.

5. Parte de una visión semanal, no diaria.

La importancia de delegar en la administración del tiempo.

Delegar se centra en los resultados y no en los métodos. Lo bueno de delegar es que permite a las personas llevar a cabo su propio método, sin renunciar a ser responsables de los resultados. Covey considera delegar el tiempo como una de las mejores inversiones que se pueden realizar en la correcta administración del tiempo.

Delegar aporta:

• La compresión mutua de lo que hay que lograr, centrándose en el qué y no en el cómo.

• Centrarse en lo que no hay que hacer en lugar de lo que hay que hacer. Es lo que Covey denomina como directrices.

• Identificación de los recursos con los que la persona puede contar.

• Rendición de cuentas en momentos específicos. Especificar lo que sucederá, tanto en lo bueno como en lo malo.

La administración del tiempo. A modo de conclusión.

Si has leído detenidamente este artículo, te darás cuenta de que todo gira en torno a saber elegir y tomar decisiones, es decir, de ser proactivo. Hay que actuar y hacerlo en consecuencia. Porque la verdadera transformación consiste en distinguir entre qué es lo primero en lugar de empezar por lo primero. Ahí reside la verdadera esencia del eficiencia. ¿Te apuntas? Yo, como siempre, cuento contigo.

Libro recomendado: Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen R. Covey.

Santiago Moll

Firme defensor de la educación inclusiva, apasionado de las nuevas tecnologías y un enamorado de la educación emocional.
Profesor de secundaria, formador presencial y online y blogger autor de 'Justifica tu respuesta'.