10 consejos para que una reunión sea productiva.

El artículo de hoy tiene la intención de daros diez consejos para que vuestras reuniones sean más productivas. A lo largo de mi carrera como docente habré asistido a centenares de reuniones de todo tipo: de evaluación, de departamento, de coordinación, de refuerzo, de equipo docente… Y debo confesar que no todas han sido todo lo productivas que me hubieran gustado.

Creo que todos somos conscientes de que en la sociedad en la que vivimos, uno de los valores más apreciados es el tiempo o, mejor dicho, la gestión que hacemos precisamente de ese tiempo.

Estas son algunas recomendaciones para que una reunión sea productiva:

1. Puntualidad. La puntualidad es un aspecto determinante para llevar satisfactoriamente una buena gestión en nuestro trabajo. Debemos tomarnos muy en serio el hecho de ser puntuales, por respeto a nuestros compañeros y por respecto a nuestro oficio. La falta de puntualidad en muchos casos se asocia a la repetición de contenidos en una misma reunión y eso conlleva a una pérdida innecesarea de tiempo.
2. Preparación. Seguramente si os pregunto si os preparáis vuestras lecciones lectivas me diréis que sí. Por tanto, si os preparáis vuestras clases, también debéis prepararos una reunión en el caso de que tengáis un papel activo en ella. Es muy importante llegar a una reunión con los deberes hechos, porque ello facilita el buen funcionamiento y rendimiento de la misma.
3. Orden del día. Cualquier reunión, independientemente del tipo que sea, debe venir precedida por una orden del día. ¿Por qué? Porque de esta manera todas las personas que asisten a la reunión saben cuáles son los puntos que van a tratar. Además, evita que la reunión se desvíe hacia otros temas que no son pertinentes. Es aconsejable que los miembros que asisten a una reunión tengan de antemano la orden del día. En la actualidad, la mejor forma de hacer llegar una orden del día es a través del correo electrónico.
4. Duración. Toda reunión que se lleve a cabo debe tener fijada una hora de inicio y una hora de finalización. Si en el primer apartado hacía hincapié en la importancia de empezar puntuales, también me parece esencial que se finalice la reunión a la hora programada. En el ámbito docente las reuniones de equipos docentes y las sesiones de evaluación suelen presentar cierta conflictividad a la hora de respetar los tiempos. Eso es un error que resta tiempo a todos los miembros presentes así como productividad. La falta de tiempo en muchos casos viene de una mala preparación de la reunión, de una mala gestión de los aspectos a tratar. No debemos confundir la cantidad con la calidad, es decir, no por invertir más tiempo obtendremos mejores resultados.
5. Liderazgo. La importancia del liderazgo en una reunión también es crucial para una buena administración del tiempo, del contenido y de los resultados. En cualquier reunión debe haber alguien que tome la batuta, marque los tiempos, modere los comentarios y sea capaz de sintetizar los acuerdos.
6. Acuerdos. Muchas de las reuniones que se llevan a cabo en la docencia pecan de algo que me parece fundamental: conseguir alcanzar acuerdos. Es el sentido primero y último de cualquier reunión. Estos acuerdos pueden ser individuales o colectivos.
7. Acta. Tan importantes son los acuerdos a los que se llega como el hecho de que estos acuerdos se recojan en un acta. Pueden ser actas más o menos rigurosas en función de las informaciones y acuerdos a los que se llegue. En este sentido yo recomiendo, a ser posible, que las actas se hagan simultaneamente siempre que se pueda -en mi caso las hago con el ipad- o en el menor plazo de tiempo posible para que así la memoria no nos juegue malas pasadas. La importancia de elaborar actas se debe a que nunca se sabe si en algún momento del curso necesitaremos revisar una reunión pasada.
8. Turno abierto de preguntas. Siempre que sea posible y en función del tipo de reunión que sea, es conveniente dejar los últimos cinco minutos para el turno abierto de preguntas. En este turno lo que aconsejo es que aquello que se diga sea meramente de carácter informativo y no se preste al debate ya que no hay tiempo para ello. En el caso de que algún miembro quiera hacer algún tipo de pregunta o iniciar algún bedate, es conveniente posponerlo para la próxima reunión, anotarlo en el acta y tenerlo en cuenta en la orden del día de la próxima reunión.
9. Material multimedia. En una reunión no hay que dejar nada a la improvisación porque muchas veces nos juega malas pasadas. Aquellas reuniones que precisen de ordenadores, pizarras digitales, proyectores… deben haber sido revisados previamente por la persona o personas que van a utilizar estos recursos. No se puede ni se debe hacer esperar a la gente que ha sido puntual y que ha venido debidamente preparada.
10. Disposición del espacio. En muchas ocasiones la disposición del espacio resulta esencial para el éxito y la productividad de una reunión. Mucho se podría hablar de la disposición de las personas que asisten a una reunión, pero tal vez destacaría la colocación de quien lleva el peso de la reunión. Esta debe colocarse en un lugar que sea visible por todos. Debe tener un campo de visión que controle a todos los presentes porque ello determinará buena parte de las intervenciones, de los turnos de palabra…

Preparación, puntualidad, liderazgo y acuerdos son cuatro pilares en los que debemos centrarnos si queremos que una reunión sea productiva. Si lo conseguimos, ganaremos en eficacia y también le habremos ganado la batalla al tiempo.

Santiago Moll

Firme defensor de la educación inclusiva, apasionado de las nuevas tecnologías y un enamorado de la educación emocional.
Profesor de secundaria, formador presencial y online y blogger autor de 'Justifica tu respuesta'.