8 Errores que debes evitar en una presentación en powerpoint

Este artículo sobre presentaciones en powerpoint quiere centrarse en una serie de errores que tienen que ver principalmente con errores de carácter tipográfico. Son errores que a primera vista no parecen importantes, pero que en su conjunto provocan en muchas ocasiones que tu público sea incapaz de leer y entender dichas presentaciones.

¿Cuál es la buena noticia? Pues la buena noticia es que se trata de errores muy fáciles de enmendar y que mejorarán sustancialmente las diapositivas de cualquier powerpoint que elabores.

¿Quieres descubrir qué errores son los que con mayor frecuencia se cometen en las presentaciones desde el punto de vista tipográfico? ¿Quieres aprender a evitar estos errores tan comunes y a la vez tan perjudiciales para tu audiencia? Si es así, te invito a que me acompañes en la lectura de este artículo que espero te sea de mucha utilidad por las soluciones que aporta. Zarpamos…

Imagen extraída de Shutterstock

La importancia de la tipografía en tus presentaciones en powerpoint.

Para la redacción de este artículo me he servido del que para mí es el mejor libro sobre cómo diseñar la presentación perfecta. Se trata, concretamente, del manual titulado El arte de presentar: Cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones, de Gonzalo Álvarez Marañón.

Pues bien, en el libro de Álvarez Marañón insiste en afirmar que

el impacto de la tipografía es tan elevado que puede afectar al sentido de las palabras

De ahí que sea tan importante no elegir alegremente el color, tamaño, la forma y la textura, por citar algunos elementos tipográficos, de las letras que conformarán tu powerpoint. Porque de lo que se trata es de

hallar un equilibrio y una armonía entre la tipografía y el mensaje que quieras transmitir a tu público

Cuando se hace referencia al término fuente en tipografía se refiere a la apariencia que adoptan las letras en un texto. Esta apariencia está relacionada con:

• El tipo (arial, times new roman…)

• El estilo (negrita, cursiva, subrayado…)

• El tamaño

• El color

8 Errores tipográficos que debes evitar en tus presentaciones en powerpoint.

1. Usar un tamaño de la letra demasiado pequeño. En el libro El arte de presentar: Cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones se comenta que de las tres cosas que más irritan a la gente de una presentación en powerpoint es el hecho de no poder leer el texto de una diapositiva por ser demasiado pequeño.

Hazte la siguiente reflexión: Si la última fila de una sala o de una clase no puede leer el texto de una diapositiva, ¿de qué sirve dicha diapositiva? Cuando esto pasa es porque

en lugar de una presentación lo que se está proyectando es un documento

• Solución: Escribe poco texto en cada diapositiva y cuanto más grande mejor. ¿Por qué? Porque tu audiencia no quiere leer, sino que le cuenten historias que guardan relación con la diapositiva.

• Consejo: Antes de una presentación, dirígete a la última fila de la sala o aula y mira si puedes leer el texto de todas las diapositivas.

• Recuerda: El protagonista de una presentación eres tú y no la diapositiva.

2. Escribir todo el texto en mayúsculas, negrita o cursiva. Si en una diapositiva todo es importante, entonces significa que nada es realmente importante. Cuando todo está en mayúscula se dificulta la legibilidad y además parece que gritas en lugar de enseñar o informar.

• Consejo: Usa una fuente de tipo normal, es decir, una fuente con la que la gente está acostumbrada.

• Consejo: No pongas más de una o dos palabras en negrita o cursiva en una misma diapositiva. Tanto las cursivas como las negritas son de difícil lectura por su forma y disposición.

3. Subrayar toda la diapositiva. El problema de subrayar las palabras o frases de una diapositiva es el siguiente: normalmente se corta la parte inferior de las letras y eso dificulta su legibilidad. Un ejemplo de lo que acabo de comentar ocurre con las letras «p» y «q» que quedarían así: p q.

• Consejo: Si quieres enfatizar una palabra o expresión, es mejor que optes por las letras en negrita o cursiva o incluso puedes optar por cambiar el color de la fuente.

4. Cambiar el color de la fuente sin seguir un criterio. El cambio de color en una diapositiva es algo que debes considerar como positivo porque hace que aumente la atención del público por tu powerpoint. El problema es no saber cuándo hay que cambiar o por qué hay que cambiar el color de la fuente de una diapositiva.

• Consejo: Debes cambiar de color sólo cuando haya un cambio en el contenido de la presentación en powerpoint. El cambio de color se utiliza para enfatizar una transición, por ejemplo, de un bloque a otro bloque o de un proceso a otro.

• Consejo: Evita utilizar más de tres colores en una misma transparencia. Álvarez Marañón incluso va más allá y recomienda no superar los tres colores a lo largo de una misma presentación. ¿Por qué? Pues porque el abuso de colores afecta a la memoria a corto plazo. Sobre la memoria a corto plazo te recomiendo la lectura del siguiente enlace.

5. Usar caprichosamente varios tipos de letras en una misma diapositiva o presentación. Las presentaciones no sirven para decorar, sino para enseñar o transmitir información útil y pertinente.

• Consejo: No uses más de tres fuentes distintas en una misma presentación. Si es posible, intenta que sean como máximo dos tipos de fuentes.

• Consejo: Utiliza fuentes que sean fáciles de leer para tu audiencia. Tu finalidad no es mostrar una fuente sofisticada, sino una fuente lo más legible posible. Por tanto, a más sofisticación, mayor esfuerzo por parte de tu audiencia y, por tanto, menor atención y comprensión.

• Consejo: Usa fuentes sin serif. Los tipos de letras se clasifican en dos grandes familias: con serif y sin serif.
  • Tipos de fuente con serif: Times New Roman o Garamon. Son letras muy curvilíneas y con ganchos.
  • Tipos de fuente sin serif: Arial o Verdana. Son letras más rectilíneas y de mayor legibilidad.

6. Confundir en una misma diapositiva el texto con el fondo. Los programas para realizar presentaciones suelen traer por defecto muchos tipos de fondos, algunos de ellos muy llamativos. A veces son tan llamativos que el texto que se escribe sobre el mismo se convierte en prácticamente ilegible.

• Consejo: Si decides elegir un tipo de fondo muy llamativo, te recomiendo que disminuyas al máximo su contraste para que así el texto tenga el papel predominante que se le presupone en una diapositiva.

• Recuerda: El texto es lo primero, el fondo es secundario y nunca debe interferir con el texto de la diapositiva.

• Pregunta: ¿Hay algún fondo mejor que el blanco para una presentación?

7. Crear diapositivas parecidas a la lista de la compra. Una de las frases que aparece en el libro El arte de presentar: Cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones es la siguiente:

Si lees tus transparencias, eres idiota

Se trata de una cita de Rick Altman y no le falta razón. Uno de los perores males que adolecen las presentaciones powerpoint es la creencia de que las presentaciones deben incluir sí o sí listas de viñetas. Es más, ¿cuántas presentaciones recuerdas sin la presencia de viñetas? Pocas, seguramente, por no decir ninguna.

Imagen extraída del libro El arte de presentar ©

¿Qué peligro entraña el uso o abuso de listas en una presentación powerpoint?

• Se abusa del texto, es decir, la presentación se convierte en un documento.

• El presentador acaba en muchas ocasiones por leer en lugar de enseñar o contar historias.

• El presentador suele dar la espalda al público y deja de ser el protagonista de la presentación.

• A más texto, menor será el tamaño de la letra y más ilegible se tornará la diapositiva.

• Las listas de viñetas aburren a la audiencia y hace minar la atención de tu público.

• La transparencia acaba por sustituirte. ¿Qué haces en la presentación si con la viñeta ya lo estás diciendo todo?

Entonces, ¿cuál sería una posible solución al abuso de listas de viñetas?

• Consejo: La mejor manera de evitar las listas aburridas de una presentación es mediante lo que se denomina la segmentación. ¿Por qué no usar una diapositiva para cada apartado? Es más, ¿por qué no intentar sustituir el texto de la lista por imágenes pertinentes? Te aseguro que el resultado es realmente asombroso porque la imagen tiene un poder de atención mucho mayor que cualquier texto de una lista.

Imagen extraída del libro El arte de presentar ©

¿Y si quieres continuar mostrando dispositivas con listas de viñetas?

• Consejo: Evita que la lista sea mayor de tres en una misma diapositivas.

• Consejo: Evita que la línea de texto sea superior a una línea.

• Consejo: Resalta el contraste de un apartado y rebaja el contraste de los otros dos e incluso haz que desaparezcan momentáneamente con el uso de transiciones.

Imagen extraída del libro El arte de presentar ©

• Consejo: Sincroniza lo que dices y lo que lee tu audiencia.

• Consejo: Ten claro cuándo utilizar puntos (también flechas, cuadrados, rombos…) y cuándo utilizar números.

8. No dar importancia al título de tu presentación. El título es una parte esencial de tu presentación porque en él se recoge el propósito de la misma. Descuidar el título puede suponer que tu público no sepa de qué trata realmente tu presentación.

• Consejo: Piensa en dos o tras palabras clave que contengan el propósito de tu presentación.

• Consejo: Construye una oración donde estén presente estas palabras claves, tanto al inicio (sujeto) como al final del título (complementos del verbo).

• Consejo: Los títulos que son una pregunta funcionan muy bien porque invitan a la reflexión.

• Consejo: Usa una fuente distinta al tipo de letra que usarás para el resto de diapositivas.

• Consejo: Presenta el título antes de que el contenido de tu presentación sea visible. Mostrar el título sin más da tiempo a tu audiencia para asimilar el mensaje de tu presentación.

• Consejo: Asegúrate de responder a esta pregunta antes de elegir un título: ¿Qué estoy tratando de contar? Recuerda que las diapositivas sirven para contar historias, no para leer documentos.

Presentaciones en powerpoint. A modo de conclusión.

Leer nos hace mejores. Leer a los mejores nos hace aún mejores. El libro de Álvarez Marañón tiene la virtud de transformar los errores en soluciones y hacerlo desde la simplicidad y la eficacia.

Si eres de los que usa las presentaciones para transmitir algún tipo de enseñanza creo que merece la pena tener en cuenta las recomendaciones de esta entrada porque, si bien eres tú el protagonista de tu presentación, nunca debes olvidar la importancia de que dicha presentación llegue a tu audiencia en las mejores condiciones. Este es tu deber y, a la vez, tu gran reto. ¿Aceptas? Yo, como siempre, cuento contigo.

Fuente del artículo: El arte de presentar: Cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones, de Gonzalo Álvarez Marañón.

Santiago Moll

Firme defensor de la educación inclusiva, apasionado de las nuevas tecnologías y un enamorado de la educación emocional.
Profesor de secundaria, formador presencial y online y blogger autor de 'Justifica tu respuesta'.