El email se ha convertido en uno de los mayores ladrones de tiempo en cualquier trabajo. Como docente he podido percibir un aumento considerable de emails que no cesan de crecer y crecer todos los días. Esto hace que sea necesaria una correcta gestión del email para ahorrarte tiempo y esfuerzo.
El artículo de hoy no sólo está pensado para docentes que tienen repleta la bandeja de entrada y no saben cómo gestionarla, sino para cualquier persona que tenga una cuenta de correo. Espero que con estos 10 sencillos y útiles consejos puedas empezar a ganarle la batalla a tu bandeja de entrada. ¿Me sigues?
Imagen extraída de Shutterstock
10 Consejos para optimizar tu tiempo gestionando correctamente tu email.
1. Gmail. Hace años que trabajo con Gmail. Para mí se ha convertido en el mejor correo electrónico de todos los que he probado y te aseguro que no han sido pocos. De Gmail destacaría por encima de todo su capacidad de almacenaje de 15GB y su buena fiabilidad a la hora de filtrar el spam.
Si no tienes todavía una cuanta de Gmail y tienes otras cuentas, puedes crearte una y migrar sin mayor esfuerzo todos tus contactos. Es más, en una misma cuenta de Gmail puedes tener varias cuentas a la vez.
2. Apertura. El mayor error a la hora de gestionar correctamente tu email radica en el número de veces que abres al día tu email. Si haces un repaso de los correos importantes que recibes en un día, seguramente no excedan de los 5-10 emails.
Al respecto, hay un consejo que da Tim Ferriss en su libro La semana laboral de 4 horas
Al hilo de este consejo también insiste en la importancia de no abrir el email cuando te levantas por la mañana, porque su lectura muy probablemente trastocará los planes que tenías previstos para ese día. Este es uno de los maravillosos consejos que puedes encontrar en el libro de Tim Ferriss, cuya lectura desde aquí te recomiendo encarecidamente.
3. Tablets y smartphones. Otro de los motivos por los cuales inviertes y pierdes tanto tiempo con tu email es porque tienes activados en tu tablet o smartphone las notificaciones. Si es así, casa vez que usas uno de estos dispositivos salta una notificación o globo en tu pantalla notificando que ha llegado un correo a tu bandeja de entrada. Error.
En el momento en que ves que hay un correo la tentación de abrirlo se hace irresistible. Esto hace que al final del día hayas abierto tu email más de 20 ó 30 veces con la consecuente pérdida de tiempo que ello implica.
3. Dos minutos. En su día escribí el artículo titulado Cómo aumentar la productividad docente con el método GTD. En él hablaba de una regla de oro basada en la regla de los dos minutos. Es una idea francamente útil que propone lo siguiente: si lees un email y ves que puedes contestarlo en menos de dos minutos, no lo pospongas.
Escríbelo y envíalo durante ese período de tiempo. Esta regla de los dos minutos es extensible a otras muchas tareas cotidianas que se dan en tu día a día tanto en lo profesional como en lo personal.
4. Teléfono. Otro consejo francamente útil sobre la gestión de tu email es la opción de llamar por teléfono en lugar de escribir un email. Hay veces que en tu bandeja de entrada te encuentras emails que necesitan una larga explicación por escrito que supone una inversión de tiempo considerable.
En determinados emails que no contienen datos relevantes una excelente opción es la de llamar por teléfono o videoconferencia al destinatario. El ahorro de tiempo es espectacular siempre y cuando la llamada no supere el tiempo que te llevaría escribir el email.
5. Etiquetas. La etiquetas son tremendamente importantes para una buena gestión y optimización del uso del email. Las etiquetas sirven para guardar tu email por temáticas, clientes, asuntos, etc.
En este sentido te aconsejo que, cuando recibas un email importante y no puedas escribirlo en ese momento, crees una etiqueta y guardes ese email en ella. De esta forma podrás recuperar ese email con rapidez. Importante: haz un buen uso y no un abuso de las etiquetas, es decir, no tengas más de 15-20 etiquetas y ve regularmente revisándolas y eliminándolas.
6. Colores. Otro consejo que te daría en el caso de que tengas varias cuentas alojadas en Gmail es el uso de colores para cada cuenta. La discriminación por colores es tremendamente efectiva para hacer un primera selección del email.
No olvides que cuando gestionas varias cuentas en un correo pueden haber cuentas personales y profesionales. Tú decides cuáles tienen prioridad en función del día y la hora con una simple y rápida visualización por colores.
7. Unsubscribe. Me he permitido esta palabra en inglés porque seguramente te suena y mucho. Es darse de baja de una suscripción. Es muy frecuente que por motivos personales o profesionales te suscribas a empresas, organizaciones, blogs, etc.
Si es así, te habrás dado cuenta de que hay muchos de estos emails que no abres casi nunca. Si es así, no lo dudes. Bórrate de la suscripción dándote de baja. De lo que se trata es de tener minimizada tu bandeja de entrada y que la mayoría de ellos sean significativos.
8. Spam. El spam se ha convertido en una auténtica lacra para cualquier cuenta de correo. Debes ser tajante con el spam. Si recibes algún correo de alguien o de alguna empresa de la que no le has dado tu consentimiento para que te envía un email, no lo dudes. Marca ese correo como spam. Nadie tiene derecho a enviarte un email sin que tú le hayas dado su consentimiento.
9. Al día. Otro aspecto fundamental es la importancia de tener al día la bandeja de entrada de tu email. Es fundamental que de lunes a viernes, como mínimo, revises tu email para ver los mensajes y gestionar de manera efectiva la bandeja de entrada. Por lo general, dicha bandeja no excederá de los 20-30 emails diarios.
Dicha cantidad de emails se puede gestionar perfectamente dos veces al día, tal y como aconseja Tim Ferriss en su libro La semana laboral de 4 horas
10. Buscador. Se trata de una herramienta muy efectiva y que te ahorrará un montón de tiempo en el caso de que quieras recuperar un asunto o destinatario. Gracias al buscador de Gmail es muy fácil encontrar todo lo que buscas. Esta acción lleva consigo otra muy importante: siempre que escribas un email escribe en el asunto la palabra o palabras clave de ese correo.
Estas palabras clave serán de gran ayuda tanto para el buscador del Gmail como para ti a la hora de encontrar lo que buscas.
Estos son algunos de los muchos consejos que puedes llevar a cabo para ganarle la batalla a tu bandeja de entrada. Ahora es el momento para que reflexiones sobre el tiempo que inviertes en gestionar tu email y empezar por llevar a cabo algunas de las sencillas acciones que te he propuesto en este artículo.
Si quieres crear una cuenta de Gmail puedes hacerlo en el siguiente enlace. No te llevará más de un minuto de tiempo y es totalmente gratuita.
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Profesor de secundaria, formador presencial y online y blogger autor de 'Justifica tu respuesta'.
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