Cómo gestionar el Cuaderno de Tutoría con el ipad

Aquellos que somos tutores bien sabemos que la gestión de la documentación del Cuaderno de Tutoría es una tarea que supone una inversión considerable de tiempo. Muchas son las horas que se dedican a lo largo del curso escolar a recopilar toda aquella información que de una forma directa o indirecta afecta a nuestros tutorandos. Es por ello que un Cuaderno de Tutoría bien organizado nos puede ayudar a optimizar el tiempo y mejorar nuestra productividad.

En mi caso hace años que uso el ipad como Cuaderno de Tutoría y debo confesar que las ventajas han sido considerables, tanto por lo que representa en ahorro de tiempo, como en una mejora en la gestión de la documentación. De ahí que este artículo tenga la intención de explicaros cómo organizo el Cuaderno de Tutoría a través del ipad. Básicamente hablaré de la aplicación que uso para gestionar el Cuaderno de Tutoría y qué documentos son los que elaboro con la tableta.

Imagen extraída de Shuttershock 

Cómo gestionar el Cuaderno de Tutoría a través del ipad.

Aplicación.

Empezaré hablando de la aplicación que uso para la creación y gestión de toda la documentación referida al Cuaderno de Tutoría. En concreto la aplicación que utilizo se llama Pages y forma parte del paquete ofimático de Apple, junto con Numbers (hoja de cálculo) y Keynote (presentaciones). Pages es el procesador de textos nativo para ipad y que te permite sincronizar todos tus documentos en un iphone y en cualquier ordenador de Apple. Se trata de una aplicación de pago y cuesta 8,99 €. Aquí os dejo el enlace.

Documentos del Cuaderno de Tutoría.

1. Reunión de tutores. Como tutor de Secundaria tengo una hora semanal en la que me reúno con el Orientador, el Jefe de Estudios y los diferentes tutores de cada grupo. En esta reunión tratamos aspectos relacionados con la acción tutorial. Pues bien, en mi caso tengo elaborada una plantilla y en ella voy apuntando en tiempo real todas aquellas informaciones que creo convenientes o son susceptibles del curso o de mi grupo.

2. Entrevistas con los alumnos. El segundo documento que elaboro como tutor tiene que ver con las entrevistas con los alumnos. En las horas que tengo asignadas como tutor voy llamando a aquellos alumnos que creo oportuno para tratar tanto aspectos escolares como familiares y personales. En este caso también tengo elaborada una plantilla para cada alumno en un mismo documento.

3. Entrevistas con padres. Este tercer documento me sirve para llevar un registro de las entrevistas que como tutor hago a las familias de los alumnos de mi tutoría. En este documentos recojo los aspectos más relevantes de la reunión como la fecha, el motivo de la reunión, temas tratados, acuerdos y asistentes.

4. Registro de incidencias. El cuarto documento tiene que ver con el registro de incidencias, es decir, la documentación referida a expulsiones o faltas que mis tutorandos cometen a lo largo del curso. En este documento voy anotando el día de la incidencia, la asignatura y el docente afectado, el motivo de la sanción, el número de sanción y el tipo de sanción a aplicar.

5.  Acta de Reunión del Equipo Docente y de Evaluación. El quito y último documento que elaboro tiene que ver con las reuniones que el equipo docente lleva a cabo a lo largo del curso escolar, bien sea una reunión informativa, una reunión de seguimiento (preevaluación) o una sesión de evaluación.

Estos son los cinco documentos que utilizo como tutor en mi Cuaderno de Tutoría. A continuación os explicaré las ventajas que supone gestionar el Cuaderno de Tutoría a través del ipad.

Cuaderno de Tutoría elaborado con Pages

¿Qué ventajas aporta tener el Cuaderno de Tutoría en el ipad?

• Disponibilidad. Una de las grandes ventajas de trabajar con el ipad es que el Cuaderno de Tutoría siempre va conmigo, es decir, puedo hacer uso de él para lo que precise tanto si estoy en mi centro, como si estoy en casa.
• Compatibilidad. Otro aspecto fundamental es que el Cuaderno de Tutoría no está sólo en el ipad, sino que a través de la nube iCloud puedo disponer de toda la documentación del Cuaderno de Tutoría tanto en un iphone como en cualquier ordenador que disponga de acceso a internet, ya que todos los documentos que se guardan en la aplicación Pages se guardan a su vez en la nube.
• Simultaneidad e inmediatez. Otra de las ventajas de tener el Cuaderno de Tutoría en el ipad es que me permite poder tener toda la información actualizada. En mi caso, por lo que respecta a las tutorías, normalmente paso la información justo cuando ha finalizado la entrevista bien sea con el alumno, bien sea con la familia. Esta inmediatez te permite ser mucho más exhaustivo y recordar todos los aspectos relevantes de la entrevista. En mi caso, cuando estoy frente a un alumno o un padre o una madre no me gusta coger notas, ya que creo que interrumpe en exceso el ritmo de la entrevista. Aún así siempre suelo llevar el ipad en la entrevista y al finalizar es cuando paso al ipad la información más relevante.
• Copia de seguridad. Aunque la documentación se archiva automáticamente en la nube de iCloud, con regularidad realizo copias de seguridad a través de mi correo electrónico. Es una manera de tener una copia de seguridad por si se produjera algún percance inesperado.
• Edición. El Cuaderno de Tutoría en el ipad te permite con total libertad ir haciendo aquellas modificaciones que creas oportunas. No se trata de un cuaderno cerrado, sino abierto a aquellos cambios que crees preciso. Puede incluir algún alumno que se incorpore durante el curso, duplicar documentos, copiar las plantillas, borrar o rectificar algún dato o información…
• Usabilidad. Otro de los aspectos que más valoro de tener el Cuaderno de Tutoría en el ipad es que a la hora de guardar un documento te da la opción de guardarlo en cuatro formatos distintos: PAGES, PDF, WORD y EPUB. Esto es una gran ventaja ya que en función del formato que guardes el documento serás capaz de abrirlo en cualquier ordenador, independientemente del sistema operativo que tenga ese ordenador.
• Caligrafía. Aunque parezca algo curioso, no debemos olvidar que nuestro Cuaderno de Tutoría pasa a manos de otro tutor al siguiente curso. En este sentido es de agradecer que toda la documentación que se elabora no esté escrita a mano, sino  a ordenador.
• Impresión. Al ser prescriptivo que al final de curso el tutor entregue el Cuaderno de Tutoría para su custodia en el centro, lo que hago la última semana de curso es imprimir los documentos relacionados con las entrevistas con alumnos, con padres y los registros de incidencias, así como actas de evaluación. La gran ventaja de imprimir estos documentos es la rapidez que te supone su impresión, ya que con un único documento puedes imprimir todas las entrevistas de los padres, con otro las entrevistas de los alumnos, los registros de incidencias de los alumnos y las sesiones de evaluación. Esto supone un gran ahorro de tiempo, ya que no tienes que ir alumno por alumno. A lo largo del curso sólo debes preocuparte de que a cada alumno le corresponda una página de cada documento.
• Sustitución. En el caso que tengas previsto una baja por el motivo que sea y venga en tu lugar un sustituto, el traspaso de información puede hacerse fácilmente por correo. Basta mandar los documentos al compañero que nos sustituirá y este podrá continuar con la labor de tutor. Aunque este compañero no disponga de ipad, el hecho de poder enviar los documentos en diferentes formatos, hace posible un correcto traspaso de información.

Estas son algunas de las ventajas que como tutor te aporta el Cuaderno del Profesor en el ipad. Debo reconocer que estos últimos años me ha facilitado y mucho la labor como tutor, al menos en cuanto a la documentación oficial se refiere. Sólo me resta animarte a que, si eres tutor y dispones de un ipad, pruebes de gestionar la documentación del Cuaderno de Tutoría en el ipad.

Espero que este artículo os haya sido de utilidad.

Santiago Moll

Firme defensor de la educación inclusiva, apasionado de las nuevas tecnologías y un enamorado de la educación emocional.
Profesor de secundaria, formador presencial y online y blogger autor de 'Justifica tu respuesta'.